Fungsi Organizing Dalam Dasar-Dasar Manajemen Perpustakaan

Organizing dalam Manajemen Perpustakaan

Jika kita merujuk pada pengertian Perpustakaan menurut undang-undang no 43 tahun 2007 yang berkata bahwa perpustakaan itu sejatinya adalah sebuah "institusi atau lembaga", maka hal ini linear dengan salah satu fungsi dalam manajemen perpustakaan, yaitu Organizing atau Pengorganisasian karena sebuah institusi pastinya tidak jauh dari kaki organisasi.

Apa itu  Organizing ?

Dalam tulisannya Gijanto mengatakan bahwa pengorganisasian adalah sebuah  usaha untuk menyusun komponen utama organisasi sedemikian rupa sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Dengan demikian, fungsi pengorganisasian dapat diartikan sebagai proses yang menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik lainnya agar semua pekerjaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Sedangkan menurut Menurut Henry Fayol, pengorganisasian adalah mengelola sumber daya yang ada untuk memastikan rencana berjalan sesuai perkiraan.

Maka dari itu dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian merupakan langkah penting yang harus dilakukan agar Perpustakaan dapat mencapai tujuannya. 

Tujuan Organizing 

Ada beberapa tujuan dari pengorganisasian perpustakaan sebagai berikut.

1. Meningkatkan efisiensi pengelolaan koleksi perpustakaan dengan cara mengatur buku, jurnal, dan sumber informasi lainnya agar mudah diakses oleh pengguna perpustakaan. 
2. Mempermudah akses Informasi dengan sistem klasifikasi dan katalogisasi agar pengunjung dapat dengan cepat menemukan bahan bacaan yang dibutuhkan.  
3. Membantu koordinasi antar staf atau pegawai perpustakaan supaya memiliki jobdesk yang jelas, seperti bagian pengadaan, katalogisasi, sirkulasi, dan referensi, tentu sangatlah membantu kelancaran operasional perpustakaan.  
4. Mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya. Penggunaan ruang, teknologi, dan tenaga kerja yang efektif untuk mendukung layanan perpustakaan.  
5. Meningkatkan kualitas layanan kepada pengguna perpustakaan dan memastikan bahwa pengunjung mendapatkan bantuan, informasi, dan fasilitas yang mereka perlukan dengan mudah.  
6. Memudahkan pengambilan keputusan manajerial dalam perpustakaan. Pengorganisasian juga bertujuan untuk membangun struktur organisasi yang baik supaya bisa menghasilkan kebijakan yang tepat.
7. Menciptakan Lingkungan Belajar yang Nyaman dengan tata letak yang baik, agar suasana perpustakaan menjadi lebih kondusif untuk membaca, belajar, dan penelitian.  

Fungsi Organizing 

pengorganisasian berperan penting dalam memastikan bahwa semua sumber daya, baik manusia, koleksi, maupun fasilitas, digunakan secara efisien untuk memberikan layanan terbaik kepada pengguna. Berikut penerapan fungsi pengorganisasian dalam perpustakaan:  

1. Pengorganisasian Perpustakaan berperan penting dalam menentukan tugas dan tanggung jawab staf perpustakaan, seperti pustakawan, petugas sirkulasi, petugas katalogisasi, dan staf administrasi.  
2. Penyusunan Struktur Organisasi. Pengorganisasian perpustakaan dapat membentuk hierarki dalam perpustakaan, misalnya kepala perpustakaan, pustakawan referensi, pustakawan koleksi, dan staf teknis lainnya.  
3. Pengalokasian Sumber Daya . Pengorganisasian perpustakaan mengatur penggunaan buku, jurnal, komputer, ruang baca, serta anggaran perpustakaan agar sesuai dengan kebutuhan pengguna.  
4. Pengorganisasian perpustakaan juga membantu dalam menyelaraskan kerja antar bagian, seperti koordinasi antara bagian katalogisasi dan bagian layanan peminjaman agar koleksi yang baru diinput dapat segera tersedia bagi pengguna.   

Unsur-unsur Organizing 

Dalam perpustakaan, unsur-unsur pengorganisasian sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional dan efektivitas layanan kepada pengguna. Berikut adalah unsur-unsur utama pengorganisasian dalam perpustakaan  

1. Pembagian Kerja: Setiap staf memiliki tugas tertentu, seperti pustakawan referensi membantu pengguna, sementara petugas katalogisasi mengolah koleksi.  
2. Struktur Organisasi: Hierarki kerja yang jelas, misalnya kepala perpustakaan membawahi bagian layanan, katalogisasi, dan teknologi informasi.  
3. Koordinasi : Menyelaraskan kerja antar bagian, seperti pengadaan dan katalogisasi agar koleksi segera tersedia bagi pengguna.  
4. Delegasi Wewenang:  Pemberian tanggung jawab kepada staf tertentu, misalnya pustakawan senior mengelola koleksi digital.  
5. Formalitas dan Standarisasi penerapkan aturan dan prosedur, seperti sistem klasifikasi DDC atau LCC serta kebijakan peminjaman buku. 

Kesimpulannya ialah fungsi organizing dalam manajemen perpustakaan merupakan proses mengatur dan menyusun berbagai sumber daya, termasuk tenaga kerja, koleksi, dan fasilitas, agar perpustakaan dapat beroperasi secara optimal. Dengan pengorganisasian yang baik dipastikan bahwa perpustakaan dapat digunakan secara efektif dan efisien oleh pemustaka.